Vous êtes un professionnel débordé par les tâches administratives chronophages ?
Vous perdez du temps ? Vous avez beaucoup de retard sur des dossiers importants ? Vous délaissez votre stratégie d’entreprise ? Votre chiffre d’affaires est en baisse ?
Vous cherchez à optimiser votre temps et vos ressources pour le développement de votre entreprise ? Ou tout simplement besoin de déléguez pour avoir un peu plus de temps pour votre vie privée ?
Que ce soit ponctuel ou régulier, en tant qu’assistante administrative indépendante, je suis là pour vous offrir des solutions personnalisées et vous accompagner.
1 – Tâches administratives :
- Création de SCI / statuts de sociétés
- Rédaction, mise en page de vos documents, procès-verbaux, comptes-rendus, rapports, contrats, courriers
- Publipostage
- Relecture et corrections de vos documents
- Impression et envoi de vos documents
- Gestion des courriers : Réception, tri selon dates et importance, classement
- Gestion des e-mails : tri selon l’importance, gestion des urgences, rédaction et envoi des réponses, classement, archivage et nettoyage des mails indésirables.
- Gestion des appels : Permanence téléphonique, traitement des SMS
- Traitement et suivi des notes de frais
- Classement, numérisation et archivage de vos documents
- Gestion de votre agenda, plannings, RDV
- Gestion et suivi des dépenses
2 – Gestion commerciale et pilotage d’entreprise :
- Elaboration de devis, factures, avoirs
- Rédaction, mise à jour et mise en page de vos contrats
- Suivi des clients
- Suivi des fournisseurs, administration…
- Suivi livraisons, commandes, stocks
- Classement de tous vos documents pour le comptable
- Transmission auprès du comptable
- Création, saisie et mise à jour de base de données : carte des visite à saisir, données clients, produits, références, stocks…
- Relances téléphoniques : prospects, clients, devis, RDV…
- Gestion d’agendas : Prise de RDV, agendas partagés
- Gestion des réseaux sociaux
3 – Gestion d’évènements :
- Organisation de voyages, réservation transport, hébergement
- Organisation et gestion d’évènements
- Recherche et pré-sélection des prestataires de services (lieu , restauration, matériels, décorations…)
- Préparation et suivi budget
- Assistance sur site lors d »’évènements
- Publicité et communication évènementiel
- Elaboration programme
- Coordination des différents intervenants
- Edition et envoi des invitations
4 – Gestion administrative certification Qualiopi
- Création, rédaction, mise en page et mise à jour des documents (programme, convention, contrat, règlement intérieur, convocation, feuille d’émargement, attestation de présence et fiche d’évaluation des acquis et des compétences, attestation fin de formation, certificat de réalisation, etc..)
- Gestion des inscriptions des participants
- Création et suivi des dossiers (participants, formateurs, intervenants)
- Gestion des documents administratifs
- Suivi financier
- Gestion et suivi des organismes financiers
- Référente handicap
5 – Pré-comptabilité :
- Préparation de la comptabilité
- Suivi des clients et fournisseurs
- Facturation
- Pointage des factures
- Pointage des règlements
- Préparation des règlements et suivi
- Rapprochement bancaire
- Gestion des impayés, relances
- Gestion des contentieux
Information importante : La comptabilité est une activité règlementée. Je n’effectue aucune saisie, ni imputation comptable. L’exercice illégal de la comptabilité est un délit passible d’une peine d’emprisonnement d’un an et de 15 000 € d’amende : Article 43-17 et 433-25 du Code Pénal.
6 – Gestion des appels d’offres :
- Préparation et réponse à un appel d’offre / marché public
- Rédaction des publicités et documents contractuels spécifiques
- Publication avis de publicité
- Publication avis d’appel d’offre sur plate-forme spécialisée
- Suivi du marché Public et de la relation avec les titulaires
- Gestion base fournisseurs et recherche de nouveaux
- Etude des propositions
- Numérisation des pièces de chaque candidature
- Rédaction courriers
- Passation et suivi des commandes
- Vérification des factures et mise au paiement
- Identification des documents nécessaires et préparation
- Veille du respect des délais
- Gestion des clauses, attestations et contrats
- Tenu tableau de bord des Achats et procédures en cours
- Facturation, relances, etc..
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